Účinnosť účtovníctva: doba uchovávania dokumentov

Účinnosť účtovníctva vo veľkej miere ovplyvňuje príslušnú organizáciu ukladania dokumentov, ktoré sú akumulované v podniku. Aby sa predišlo problémom, musí sa každý účtovník nevyhnutne oboznámiť s požiadavkami na podmienky a postup vedenia dokumentov v súlade s právnymi predpismi Ruskej federácie.

Aký je poradie ukladania dokumentov?

Federálne právne predpisy od roku 2013 vyžadujú, aby každý podnik uchovával všetky primárne dokumenty, účtovné záznamy, účtovné registre a pracovné štandardy, ako aj akékoľvek ďalšie dokumenty týkajúce sa činností tejto ekonomickej jednotky. Toto pravidlo sa tiež rozdeľuje na obdobie uchovávania dokumentov v elektronickej forme, ktoré sa čoraz viac využívajú v ekonomických činnostiach podnikov rôznych organizačných a právnych foriem.

Ako dlho trvá uloženie dokumentov?

Obdobie uchovávania dokumentov nie je kratšie ako päť rokov (v súlade s pravidlami stanovenými v organizácii). Je zaujímavé, že daňový poriadok stanovuje ďalšie obdobia skladovania (štyri roky). To platí pre všetky účtovné závierky a obdobie sa počíta od okamihu posledného použitia. Najlepšie je, samozrejme, uchovávať dokumenty na päť rokov, čo vám ušetrí veľa času a nervov, ak sa niečo stane! Dokumenty o transakciách zahraničného obchodu by sa mali posudzovať samostatne. Ak je v zahraničnej zmluvnej strane požadované dlhšie obdobie uchovávania dokumentov ako v Ruskej federácii, je lepšie si ho vybrať a neočakávame, že s touto dohodou nebudú v budúcnosti žiadne problémy. A to je potrebné zabezpečiť vo vnútorných predpisoch podniku, čo zabráni mnohým chybám zamestnancov.

Kto je zodpovedný za uchovávanie dokumentov?

V súlade s "listom" zákona vedúci organizácie, t. J. Jeho generálny riaditeľ je osobne zodpovedný za uchovávanie dokumentov v archívoch spoločnosti. Ak nebude dodržaná doba uchovávania dokumentov alebo organizácia obehu dokladov, potom bude od podniku odobratá pokuta desaťtisíc rubľov a tridsať tisíc rubľov za opakované porušenie. V prípade, že takáto nezodpovednosť vedie k podhodnoteniu sumy dane, budete musieť zaplatiť dvadsať percent nezaplatenej dane, ale táto pokuta nesmie byť menšia ako štyridsať tisíc rubľov. Právne predpisy Ruskej federácie tiež stanovujú individuálne sankcie úradníkov za straty, čo viedlo k neefektívnej organizácii ukladania dokumentov v podniku.

Ako je zničenie dokumentov, ktorých premlčacia doba už uplynula?

Po prvé, treba poznamenať, že niektoré dokumenty nie sú zničené, ale prenesené do obecného archívu, takže je veľmi dôležité nielen zaznamenať ich trvanlivosť, ale tiež sa postarať o to, aby bol nápis "Expert-verifying commission" (EPC). Ak nie je potrebné preniesť dokumenty do archívu, vedúci organizácie musí vydať akt o zničení dokumentov. Ak sa takýto akt nevypracoval, doklady sa považujú za nezvestné a vyžaduje sa vymenovanie komisie na vyšetrenie takejto straty.