Ako napísať vysvetlenie?

Vnútorný obeh dokumentov organizácie je komplexný systém vzťahov medzi rôznymi oddeleniami, manažérmi rôznych úrovní, podriadenými, vykonávateľmi úloh. Napriek tomu, že väčšina organizácií sa snaží túto prácu prekladať do elektronickej podoby, niektoré dokumenty sú tradične vyplnené rukou. Pevne toto pravidlo nie je stanovené v legislatíve našej krajiny, ale faktom zostáva a niektoré z článkov sú ručne písané.

Takéto opatrenie je viac zamerané na to, aby zamestnávateľ alebo zamestnanec v prípade sporu nemal možnosť nahradiť pôvodný dokument. Takéto "poistenie" sa často odôvodňuje. Zvyčajne zamestnávateľ uprednostňuje pri "podaní" žiadosti o zamestnanie, dovolenku alebo prepustenie. Avšak, rovnako ako všetky ostatné dokumenty, nie je zakázané vykonávať v elektronickej forme, potvrdzujúc pravosť podpísaného autora alebo zodpovedných osôb.

Vysvetľujúci dokument. Kedy a ako sa skladá

Súčasťou servisnej korešpondencie je vysvetľujúca poznámka dokument s referenčným a informačným charakterom. Tento dokument je zvyčajne vypracovaný v prípadoch porušenia pracovnej disciplíny alebo vzniku nezvyčajných situácií na pracovisku alebo v procese vykonávania pokynov. Zvyčajne sa pred zapísaním vysvetľujúcej poznámky môže zamestnanec pokúsiť vysvetliť v ústnej forme. Ak je správa s týmto formulárom spokojná, papier sa nebude vyžadovať.

Najčastejšie vysvetlenie sa vyžaduje v nasledujúcich situáciách:

• Neúčasť alebo neskorý príchod na pracovisko;
• Neúčasné vykonanie úlohy;
• Nesplnenie plánu;
• Vznik nedostatku alebo prebytku hotovosti alebo zásob;
• Vysvetlenie ustanovení alebo častí iného dokumentu.

Vykonanie vysvetľujúcej poznámky

Než napíšete vysvetlenie, musíte pochopiť, aké údaje má obsahovať a zobrazovať. V podniku, ktorý pozorne pristupuje k správnosti správy dokumentov, ako aj v štátnych inštitúciách, vysvetľujúca poznámka vyžaduje veľmi špecifické požiadavky na návrh a obsah potrebných detailov.

Tento referenčný dokument tradične zahŕňa:

• Názov organizácie a úradníka, ktorému je dokument adresovaný;
• Postavenie a údaje autora vysvetlenia;
• Dátum dokumentu;
• Správny názov typu dokumentu;
• Nadpis textu;
• Text - vysvetlenie. Zvyčajne sa skladá z dvoch častí: prezentácia situácie a vysvetlenie dôvodov;
• Údaje originátora a jeho osobný podpis.

Zvyšovaním témy, ako napísať vysvetlenie, nemožno spomenúť, ako by sa mali uviesť informácie. Často umelci zabúdajú, že nepíšu esej na tému: "Kto je vinný a čo robiť", ale vyplňte oficiálny dokument. Vzhľadom na to je potrebné vylúčiť akúkoľvek emocionalitu v prezentácii. Text by mal byť "oddelený" a mal by obsahovať iba konkrétne fakty a informácie. Ako napísať vysvetlenie, ak existujú určité problémy s koherentnou expozíciou? Môžete požiadať o pomoc od zamestnanca alebo použiť textový editor v počítači, ktorý zvýrazní hlavné chyby.

Samostatne chcem poznamenať, že požiadavka manažmentu na predloženie tohto dokumentu môže zamestnanec odmietnuť, pretože v žiadnom legislatívnom akte nie je napísané, že tento postup je povinný. Avšak v prípade odmietnutia môže administratíva zamestnancovi uplatniť administratívne sankcie, ak predtým vypracovala úradný zákon.

Tradične je tento dokument napísaný na bežný hlavičkový papier alebo prázdny list papiera štandardnej veľkosti. Ako napísať vysvetlivky, aby sa zabránilo nesprávnemu alebo dvojitému výkladu všetkých vyššie uvedených? Tu je odpoveď zrejmé. Ak je váš rukopis ďaleko od kaligrafickej, je lepšie používať počítač alebo písací stroj.