Ako vedú evidenciu dokumentov v podniku?

Čo je to registračnej dokumentácie, a to, čo bolo pre organizáciu? Povedzme, odpoveď na túto otázku v poradí: prvý - "čo", a potom - "prečo."

To znamená, že uvedený spôsob je fixácia po prijatí alebo vytvorenie dokumentu. V priebehu jeho happening pripevnenie špeciálneho indexu priamo na vypracované alebo doručené organizácii práce. Ale to je len polovica proces. Druhá časť - robiť relevantné informácie o "nováčikov" v špeciálneho registračného formulára. Index sa obvykle skladá z niekoľkých častí. Po prvé, to je poradové číslo. Môže byť doplnený index umelca, nomenklatúra prípadov kvalifikátor príjemcu, a tak ďalej. Komponenty môžu byť umiestnené v rôznych sekvenciách. Po prvé, napríklad, môže byť číslo, a - kód nomenklatúry a klasifikátor použité môžu byť uvedené na konci. Ale naopak, môže tiež sekvencie. Mimochodom, priradenie špeciálnych miestností, tiež obsahovať kombináciu písmen, vyznačujúci a registračných z ustanovujúcich dokumentov.

Musím povedať, že je spoločnosť alebo podnik by mal byť globálne registračné dokumenty. To znamená, že by mala byť stanovená bez výnimky, obchodnej korešpondencii, a to ako prichádzajúce a odchádzajúce.

Ďalej je potrebné poznamenať, že registračná dokumentácia organizácia musí spĺňať nasledujúce požiadavky:

• Single - všetky zadané vytvorené záznamy nahrané iba raz. Ak budeme hovoriť o vnútorných poriadkov, z oddelenia, v ktorom sú cestujúci s priradenou oddelenia na začiatku čísla (index). Toto pravidlo platí rovnako pre servisné korešpondenciu a zadku šéf objednávky.
• včasnosť - tu máme na mysli, že registrácia cenných papierov prijatých zvonku, sa vykonáva v deň prijatia. Pokiaľ budeme hovoriť o interných pokynov, alebo príkazov, ktoré môžu byť stanovené pri podpise zodpovedných pracovníkov (maximum - druhý deň).
• Separácia - má osobné fixáciu (prichádzajúce, odchádzajúce, objednávky pre každý druh cenných papierov obchodné poznámky, zápisnice z rokovaní, objednávok a tak ďalej).
• Jednotnosť - Registrácia sa vykonáva vždy podľa rovnakých pravidiel. V tejto podobe zápisu, je irelevantné.
• úplnosť esencie - pri zadávaní údajov do registračného formulára, ktorý chcete zobraziť čo najviac informácií v ňom. Najmä pokiaľ ide o obsahu dokumentu.

Okrem toho stanovenie všetkých cenných papierov v spoločnosti musí byť vykonaná do jedného roka (kalendár).

A teraz je čas odpovedať na otázku: "Prečo?" Používa sa v registračných dokumentoch organizácie môže vyriešiť rôzne úlohy. Zvážiť Najvýraznejším príkladom. Ak na konci kalendárneho roka, aby odobrali a analyzovali poradové čísla, môžete sledovať rast informačného toku. Tieto informácie môžu viesť k oprávneným nárokom tajomníka k zvýšeniu jeho platu (ako jednu z možností - o zvýšenie počtu členov sekretariátu).