Čo je elektronická správa dokumentov

Skutočnosť, že pred 10 rokmi sa zdalo výnimku z pravidiel, sa teraz stáva normou. To sa týka toľkých oblastiach ľudského života - najmä v podnikateľskom sektore.

Po tom všetkom, bez ohľadu na to, ako rýchlo sa rozvíjajúcom pokrok, dokumenty boli a stále sú veľmi dôležité, možno aj najdôležitejšia časť hospodárskych a obchodných činností, ako sú veľké podniky a súkromných podnikateľov, ktorí nemajú dokonca aj zamestnanca. Elektronická evidencia - termín, ktorý je stále viac využívané vo všetkých oblastiach činnosti, a nikto nie je prekvapený.

Prečo? Pretože dokumenty sú doslova kroky opraviť celý proces činnosti, všetky informácie potrebné na efektívnu prácu.

Dokumenty, a to najmä s ich veľkých objemoch, bol dlho akýsi kameň úrazu a dôvodom pre vtipy ako smiešny a nie je tomu tak.

Strata dokladov, váhanie a chyby v ich dizajne sa stal akousi smutnou tradíciou. Aby sa maximálne zabránilo vyššie uvedené problémy, a aby sa urýchlil proces dokumentoobrazovaniya, väčšina veľkých a stredných podnikov sa aktívne sa presunie do elektronickej správy dokumentov a elektronické správy dokumentov všeobecne.

Tieto dva pojmy, aj keď je odvodená od jedného iný, ale všetky rovnaké, nie sú rovnaké. Papierovanie - proces priame vytváranie a organizácie práce s ním ďalšieho hľadania, skladovanie a kontrolu pohybu dokumentov.

Konkrétne proces pohybu je to, čo sa bežne nazýva dokument od okamihu vzniku alebo účtenky papiera pred koncom ním.

Táto rovnaká práca ako to riadi proces, ktorý nazýva správnym úradom.

Oficiálne táto terminológia znie trochu desivo, ale vo veľkých podnikoch je množstvo papierových dokumentov a hľadá ťahanie veľa problémov, malé i veľké. A to je to, čo robí aj tie konzervatívny vodca prekladať svoje papierovanie v elektronických koľajniciach, ktoré pokrývajú celý proces "az".

Ale ukázalo sa, urob to v post-sovietskych krajín nie je tak jednoduché! Po dlhú dobu elektronického uchovávania záznamov na jednej strane - uvítal, na strane druhej - to nemala dostatočný právnu silu. Situácia sa výrazne uľahčil zavedenie elektronického podpisu, ktorá sa stala akousi zárukou pravosti a platnosti dokumentu.

Technické problémy stále pomerne veľa. Počnúc softvérové chyby a končiac rôznymi vnútorných politík (najmä súkromné) podnikov. Koniec koncov, pre správnu výmenu dokumentov v elektronickej podobe, týmto spôsobom by mal fungovať obe protistrany, čo v praxi vždy sa nestane.

Z tohto dôvodu, a tiež preto, že konzervatívne túžby "bezpečné" elektronické dokumenty sú často uložené na policiach vo forme svojich papierových kópií. Ale napriek tomu, stanú sa menej nápadné. To, spolu s automatizáciou tvorby dokumentov a pomôcť kontrolovať jeho pohyb, činí celý proces pracovného postupu výrazne rýchlejšie, čo znamená - efektívne. Okrem toho výrazne šetrí priestor v miestnosti.