Elektronických dokumentov medzi organizáciami: Ako to funguje?

elektronického riadenia dokumentov (EDM) - rýchly spôsob, ako zdieľať informácie založené na používaní elektronických dokumentov s virtuálnymi podpismi. Ten už dávno uznané vo vyspelých krajinách sveta ako účinný nástroj pre prevádzkovú činnosť.

srdcové

Elektronických dokumentov medzi organizáciami - súbor postupov pre vytváranie, spracovanie, správy, prenosu, získavania, údržbu, používanie a likvidáciu dokumentov. Všetky tieto procesy sú vykonávané po kontrole integrity a potvrdenie o prijatí týchto dokumentov.

Pravidlá pre obeh dokumentov medzi právnymi subjektmi sa vykonáva na základe dohody oboch strán. Výmena informácií sa vykonáva pomocou telekomunikačných zariadení a dokumenty uložené na elektronických médiách. Čas použiteľnosti účtovných údajov by nemala prekročiť to, čo je nastavená na legislatívnej úrovni.

Organizácie môžu vzájomne komunikovať formálnych aj neformálnych dokumentov s podpismi účastníkov. V podnikateľskej sfére to môže zahŕňať: faktúry, zmluvy, faktúry, zmluvy, dohody, objednávky, oznámenia, plné moci atď Informácie môžu byť prenášané vo forme textu, tabuľkové a grafické súbory.

Účelom zavedenia EDI

Predpokladom pre zavedenie EDI môže byť:

• redukcia rutinnej práce;
• zníženie straty dokumentov;
• "Transparent" Práca s dokumentmi;
• zvýšiť výkon disciplínu - sprístupnenie dokumentov v stanovenom časovom intervale, atd ...

Medzi kvantitatívne ciele možno identifikovať nasledujúcim spôsobom:

• Skrátenie doby pre spracovanie dokumentu 10-krát.
• Zníženie administratívnych nákladov na polovicu.

Elektronických dokumentov medzi organizáciami: Ako to funguje?

V súlade s vnútroštátnymi právnymi predpismi, elektronické dokumenty medzi organizáciami sa uskutočňuje so súhlasom oboch strán. Pre výmenu dát, je nutné, aby všetci účastníci boli pripojení k zariadeniu prevádzkovateľa. Ďalej musí používateľ poslať žiadosť o pridanie do zoznamu protistrán. Potom, čo účastníci potvrdenie systém môže komunikovať.

EDI modul bude musieť vykonať nasledujúce funkcie:

• Vyzvať zmluvné výmene dát.
• Generovať adresár.
• Integrácia s účtovným softvérom, ako je 1C.
• Podpisovať a šifrovať dokumenty.
• Štruktúra korešpondencie.
• Monitorovať stav listov.

Elektronický dokument medzi organizáciami vykonáva pomocou certifikátov. Pripojenie k serveru a overovanie sa vykonáva prostredníctvom osobného digitálneho certifikátu. Elektronický podpis je vydaný každému užívateľovi systému uložené na elektronických médiách chránených a token kódu PIN. Užívateľ musí zadať svoje prihlasovacie heslo k osobnému kancelárii. Až potom, že budú mať prístup k svojim dokumentom.

Začať proces výmeny môže ktorýkoľvek člen organizácie, pripojený k systému. Pred odoslaním dokumentu na inú stranu, musí byť podpísaná elektronickým podpisom. Táto operácia sa vykonáva pomocou "Crypto" programu. Dokument je odoslaný prostredníctvom EDI. zhotoviteľa zamestnanec dostane oznámenie o novom dokumente. Ak to prijme, on tiež kladie EDS. Ak chcete vykonať zmeny v dokumente, vytvára novú elektronickú verziu. Po dokončení úprav Ak chcete uložiť zmeny pomocou elektronického podpisu. Tento dokument je potom poslaný na zmeny voči protistrane. Ak je to potrebné, aby elektronické informácie zodpovedajúce.

Ak chcete znova vykonať zmeny, potom je celá procedúra opakuje znova. Ak nároky na novej verzii nie je k dispozícii, dokument je rešpektovaný. Konečná vzorka sa považuje za byť podpísaná dvomi elektronickým podpisom. verzia Ce dokumentu uložené na serveri a sú k dispozícii k nahliadnutiu. Akonáhle je vzorka uvedený stav prúdu na zmenu dokument nebude fungovať. Frustrovaní zmluvy udelený štatút "zrušené". Tu je návod, ako vytvoriť elektronických dokumentov medzi organizáciami.

zariadenie

Čo je potrebné k elektronických dokumentov medzi organizáciami? Po prvé, musíte zvoliť poskytovateľa služby a nainštalovať špeciálny softvér na výmenu informácií. Po druhé, s každou protistranu, s ktorými sa organizácia plánuje vykonať e-maily, budete musieť podpísať "Dohodu o výmene elektronických dokumentov."

Je tiež potrebné stanoviť EDI server, na ktorej sú uložené všetky dokumenty. To môže byť tak zariadení zákazníka a "cloud" skladovanie. Prístup k dátam z vonkajšej strany systému pomocou aplikácie, ktorá je nainštalovaná v zariadení organizácie. Vzájomné ovplyvňovanie počítača so serverom prebieha cez protokol HTTP s šifrovaním voliteľný SSL 128. Prístup k dokumentom sa vykonáva len prostredníctvom rozhrania aplikácie a po absolvovaní overení.

projekt EDC

Proces automatizačnej projekt môže trvať od niekoľkých mesiacov do niekoľkých rokov. Termín je priamo závislá na počte procesov, ktoré potrebujú automatizáciu, zdroje a finančnej spôsobilosti organizácie. Prehľad obrázkov obvod, ktorým sa vykonáva EDC takto:

• Vytvorenie pracovnej skupiny.
• Tvorba cieľov, termínov a rozpočtu.
• Štúdium existujúcich procesov.
• Rozvíjať prácu.
• Systém Vyrob EDI.
• Podpisu dohody o vykonaní SED.
• Prijatie nariadenia.
• Náplň systémových adresároch.
• zaškolenie obsluhy.
• Vykonávanie predbežné testy.
• Publikácia o realizáciu zákazky SED.
• Ďalší vývoj softvéru a pracovných predpisov.
• Začatie pilotného projektu.
• Celoplošný prechod na EDI.

Chyby implementácia EDI

V procese automatizácie dokumentov by mala byť venovaná zvláštna pozornosť procesom, v ktorých zákon vyžaduje prítomnosť papierovom nosiči. Duplicitné papierové dokumenty v elektronickej podobe, je nemožné. Tým sa výrazne spomaľuje proces práce a spôsobiť negatívny postoj k automatizáciu celého procesu. Pre realizáciu dvojitú prácu nikto zaplatí.

V procese zavádzania nových predpisov by mali byť vytvorené pre prácu s dokumentmi, personálom vlaku, a až potom zapojiť sa do plného vykonávania. To možno dosiahnuť len vtedy, keď sprostredkovať zamestnancom výhody používania nových technológií.

Ďalšie populárne chyba - zlá štúdie Sed požiadaviek. Ak majú používatelia pracovať v nenakonfigurované systém, potom sa proces EDI sa líši od prijatej v organizácii.

Elektronických dokumentov medzi organizáciami: klady a zápory

výhody:

• Redukcia, aby postúpil originálne dokumenty nákladov pošty.
• Šetrí miesto pre ukladanie dokumentov. To všetko je uložené v elektronickej podobe.
• Jednoduché použitie. Odoslanie zásielky sa vykonáva z jediného miesta. Rýchle vyhľadávanie dokumentu neseného stavu (odoslaných a prijatých prijatý r. D.).
• Okamžité dodanie. Všetky informácie dostane zaslaná príjemcovi v priebehu niekoľkých sekúnd.
• Tento dokument nemôže byť stratené až do uplynutia jeho skladovanie v systéme.

nevýhody:

• Ak chcete používať produkt, ktorý je potrebné zakúpiť licenciu, ktorá stojí peniaze.
• Komunikujú často len medzi účastníkmi toho istého systému.
• Elektronických dokumentov medzi organizáciami v 1C alebo používať iný softvér sa líši od predtým používaného schémy. So zavedením nového algoritmu, všetci zamestnanci majú otázky týkajúce sa výkonu činnosti.
• Technické vybavenie. Pred zavedením organizáciu EDI potrebuje na nákup vybavenia a pripravovať pracovníkov pre správu nového systému.
• EDM sa vykonáva pomocou elektronického podpisu, ktorého platnosť je jeden rok. Je potrebné sledovať a okamžite aktualizovať certifikáty. Je tiež nutné riadiť akcie dodávatelia certifikátov, aby sa predišlo problémom s daňou.

právnym predpisom

Čo normatívne akty regulovaný elektronických dokumentov medzi organizáciami? Ruská legislatíva zahŕňa federálneho zákona №63 «, o elektronickom podpise", pravidlá dokumentov v federálnej daňové služby sú registrované v poradí ministerstva financií počtu MMV-7-2 / 168. Organizations EDI medzi zákaziek na základe Financie № 50N. Podmienky primárne výmeny účtovných dokladov v elektronickej podobe predpísanej v počte Federálna daňová služba Order MMV-7-6 / 36 @. Všetci prevádzkovatelia v procese činnosti EDM by sa mala riadiť podľa vyhlášky spolkového daňového služby № MMV-7-6 / 253 @.

"VLSI"

Elektronických dokumentov medzi organizáciami "VLSI" poskytuje zákazníkom nasledujúce výhody:

• Môžu odosielať dokumenty pre všetky organizácie, ktorá je registrovaná na území Ruskej federácie. V prípade, že protistrana nie je účastník systému "VLSI", zamestnanec jednoducho obrátiť so zástupcom organizácie a pošle ju na e-mailovú pozvánku na účasť v systéme. Bezprostredne po potvrdení bude výmena informácií medzi účastníkmi byť vykonávané bez sprostredkovateľov.
• Inštalovať softvér do počítača nie je nutné. Stačí mať aktuálnu verziu prehliadača a prístup k internetu.
• Ak chcete pracovať s dátami nepotrebuje špeciálny program. V prípade, že správa bola pôvodne pripravená v softvéru tretích strán, ako je napríklad 1C, je možné konfigurovať integráciu so systémom "VLSI".
• Štandardná podoba dokumentu nie je nastavené. Môžete posielať textové a tabuľkové súbory, obrázky a tak ďalej. D.

SKB "Kontur"

Jeden z prvých softvérových vývojárov v Rusku sa tiež podieľa na dodávkach zariadení, prostredníctvom ktorého elektronických dokumentov medzi organizáciami. "Contour" DiaDoc vyvinuli systém, ktorý výmenu elektronických dokumentov. Charakteristickým rysom tohto systému je, že prístup k údajom možno získať pri pobyte v zahraničí. Za týmto účelom spoločnosť vyvinula v roamingové tarify. Ak je to žiaduce, dáta mono prístup cez API.

Čo budete potrebovať?

Ak chcete pripojiť EDI, potrebujú kúpiť:

• licencovaný softvér;
• server;
• modernizovať vybavenie;
• vlak zamestnancov;
• prispôsobiť a integrovať ECM pre použitie interných aplikácií.

Tieto investície treba realizovať tak, aby bolo možné pripojiť elektronický dokument medzi organizácie? Zahrnutie nákladov na konzultáciu s technickú podporu a aktualizácie softvéru SED - druhá etapa investície. Tieto náklady budú musieť platiť mesačne.

záver

Ak chcete vymeniť papier založený na e-mailu príde. To nielen znižuje náklady na organizáciu pre riadenie procesov, ale tiež zvyšuje efektivitu podnikania ako celku. Do EDI úspešne fungovať, je potrebné jasne formulovať ciele a realizáciu systému pre správne nastavenie zariadenia.