Zakladajúce dokumenty. Ako archivovať dokumenty?

Pred príchodom do dokumentácie požadovanej najdôkladnejšie zoznámenie s veľkým počtom potrebné pokyny týkajúce sa otázok dokumentov a spisovej službe. Tieto normy - sú zložité a obsahujú veľké množstvo rôznych malých detailov a nuáns. Ako lemu dokumenty rohový kop? Ktorý obsahuje zoznam pripojený? Môžem ušiť účtovných dokladov termoperepletnoy stroj? Začiatočník úradníčka niečo rozbiť hlavu.

Hračka?

Na prvý pohľad sa postup zápisu prípadu a uvedenie do archívu celkom jednoduché, ale prax ukazuje opak. V prípade porušenia niektorého z pravidiel inštitúcie úradu odmieta všetky obchodné papier, a vy budete musieť spustiť úlohu znova. Ak by takáto situácia nastala vo svojom živote, prečítajte si náš článok - sa budeme snažiť vyriešiť tento problém.

Prečo zošitá dokumenty? Existujú pravidlá, za ktorých je tento postup regulovaný? Áno, a je ich mnoho. Hovoríme predovšetkým o metodických odporúčania týkajúce sa vedenie prípadov, ktoré boli schválené v decembri 2009, v poradí Štátneho archívu. V druhom ťahu - na GOST 51141, venovaná archivovať podnikanie a riadenie kancelárie a ktorý bude obsahovať všetky potrebné definície a pojmy. Okrem toho existujú aj iné právne normy, podľa ktorého zosietené dokumentácie.

Začnime s krytom

V prípade, že divadlo začína s vešiakom, potom by naše konanie - a to nielen s krytom. A výber kartónové "kôry" - jedna z prvých úloh v rámci procesu "obal" dokumentu. Na prvý pohľad nenájdete rozdiel medzi mnohých existujúcich odrôd. Ale pri pohľade dôkladnejšie, aby ste pochopili, že kryt sú štandardné, neštandardné, a sú určené pre dlhodobé skladovanie.

Najčastejšie sa môžete stretnúť štandardného veka Format 229h324 mm. Aplikuje sa vo všetkých prípadoch, keď je veľkosť vzorky zošitých listov. Ak z nejakého dôvodu tento dokument má pomerne špecifické a vzhľad parametre, vyžaduje neštandardné variačný kryt. Prejsť na poslednú myseľ týka, v ktorom sú dokumenty uložené od 25 rokov a viac.

Podľa právnych predpisov, tieto kryty sú vyrobené iba z hladkej lepenky z dôvodu značného pracovného života. Je potrebné prijať opatrenia na zachovanie správneho typu dokumentu a jeho vhodnosti použitia po vážnom dobu. Dokumenty, ktoré sú určené na dodanie v Štátneho archívu, uložené v kryte z materiálu, ako je napríklad kyselina bez lepenky.

Hovorme o počte listov

Pred podaním správne dokumenty nite, z ktorých všetky sú požadované, aby boli pridané v správnom poradí. Potom číslovania postupu, ktorý vykonáva obvyklým jednoduchým ceruzkou. Hlavným pravidlom je - to je číslované zoznamy, nie stránok dokumentu. Arabská číslica pripevnený na každý list v pravom hornom rohu. Okrem toho sú naše ochranné známky nie sú povinní "plaziť sa" na text. Celkovým počtom listov neplatí zásob dokumentov.

Čo nuansy existujú v číslovaní? Ak je počet voľnými listami dokumenty obsahujú písmeno alebo niečo podobné, najprv vo výpočte obálkou, potom zase - každý vložený do svojich listov. V prípade, že počet prichádzajúcich jednotiek - viac ako 250, robil ju rozdeliť do niekoľkých zväzkov. A každý z nich má svoje vlastné číslovanie.

V archíve obchodné dokumenty môžu byť prítomné, ktoré majú svoje vlastné samostatné čísla strán, napríklad vydávanie periodickej tlače. Avšak spracovanie prípad v archíve, ktoré vymenoval, okrem iného, bez toho aby bola narušená do celkového poradia.

Ak je vnorená zoznam je skvelý formát, sa rozhodla rozšíriť a číslice v pravom hornom rohu. Musia byť poskytnuté voľný prístup k textu. Ak sa niektorý z listov vložených fragmentov nemožnosti ich oddelenia, celý tento balík sa označuje ako jeden. V tomto prípade je isté, že tvorbe zoznamu každého z lepených dielov, ktorý je na zadnej strane alebo na voľnom priestore. Údaj o vloženého dokumentu o vierohodnosti by mali byť v písomnej forme, alebo v poznámkach k celkovému súpisu s uvedením mena. Najčastejšie sa tieto investície sú na voľnej nohe šeky, príkazy alebo obrázky.

Opravy chýb a zoznam dokumentov

V prípade, že v priebehu prevádzky nemá nejaký nie príliš závažné chyby (napr., Preskočí dvojicu listov) namiesto celé pole opäť prečíslovanie použiť označenie list. V tomto prípade sa čísla na ostatné listy sa nezmení. Eliminácia týchto chýb je možné len po dohode s pracovníkmi archívu. V prípade zisteného hrubou chybou, bude dokument znovu zrátané. Starí čísla, zatiaľ čo preškrtnúť tak jemne, ako je to možné a odložil nové. V tomto prípade je aktualizovaný číslovanie zase údajne z nápisu poistenia.

Bez inventári máte nebudú prijaté bez archivácie. Informácie obsiahnuté v ňom, názov dokumentu, dáta kreslenie, anotácie a priamo tabuľkou poradové čísla listov, počet bankoviek a (v prípade potreby). Dokončené všetky informácie o počte dokumentov v podobe čísel, duplicitné slová, potom všetko spolupodpísaná riaditeľom s podrobnými informáciami Názov

Ako podať dokumenty niť

Keďže postup zosieťovania by mali zabezpečiť, aby všetky potrebné materiály a nástroje na dosah ruky. Okrem svoje vlastné podnikanie potrebujú šidlo, ihlu, kartóny pre podanie dokumentov a špeciálnych vlákien. Ako posledný pančúch Špagát bankové, ťažká alebo proshivnymi vlákna L-210. Posledný druh použité pre potreby úradu častejšie.

Na začiatku dokumentu sa odstráni zo všetkých kancelárskych sponiek a iných kovových predmetov, potom prípad dosky sú hladké čisté zásobník. Na ľavej strane v oblasti priestore je troch-jamkové ihla alebo AWL. Umiestnite ich v strede najlepšieho voľného priestoru určeného pre ľavé odsadenie, teda vzdialenosť asi jeden a pol centimetra. Toto pozorovanie je dôležité - pretože inak by po podaní dokumentov budú ťažko čitateľné.

Tipy pre pohodlie

Ak diery majú hladké hrany pre vás veľmi dôležité, mať dierovanie. Ale nezabudnite, že príliš veľa papiera je "príliš tvrdý". Uistite sa, že všetky tri otvory boli umiestnené vo výške rovnomerne a v odstupe od seba vo vzdialenosti približne 3 cm. Priemerná z nich by sa mali pohybovať na strednej časti stránky.

Aby nedošlo k poškodeniu krycieho listu a zrútenie podniku sa často odporúča umiestniť predné a zadné blikajúce posilniť kartónové prúžky. Cez to bude preskočený niť. Normálna jeho veľkosť - 70 cm, ale v každom prípade závisí od hrúbky zväzku ..

Ako prepichnúť otvor 3

Tu je obsah tohto algoritmu archivovanie dokumentov. Po prvé, je ihla prechádza stredom otvorov, pričom zostáva späť na konci závitu. Nasledovaný vdet na vrchole svojich dier. Výsledkom je, že oba konce stohu zobrazí na obrate šité listov. Ihla je ťahaná cez dno otvorov a čerpať reťazec na prednej strane. Potom znova vynechať ihlu do stredového otvoru. Takže naša niť bola spracovaná všetkými potrebnými otvormi, načo sa oba konce sú upevnené na zadnej strane dokladu silný uzol. Udržal konca s dĺžkou asi 5 cm.

Priamo na zostave je prilepený kus papiera so slovami vierohodnosti. Nižšie sa pozrieme na technológie jeho výroby.

Dokument možno šiť a 4 otvory. Ako na to? Postup nie je zložitý. Štyri otvory dierované vertikálne symetricky k usporiadaniu na spoločné osi. Opustenie chvost závit na zadnej strane prvého otvoru, vykonávanie stehov firmware potom viazanie uzol, ako je popísané vyššie. Firmware by mal byť duplikované dvakrát, aby bola zaistená životnosť a spoľahlivosť.

nápisu zabezpečovania

V ďalšej fáze po číslovanie a firmware - dodanie nášho podnikania nápisom poistenia. Čo je to? Táto nálepka veľkosti 4x6 cm s textom "navlečené dohromady a číslované listy ..." (ich počet je označený číslom, a slová). Ďalej uvádza postavenie zamestnanca, prosím dokumentovať dátum a vlastnoručný podpis. Ak chcete tesnenie certifikáciu, treba tiež uviesť. Nápis je nalepená na vrchole uzol nás zviazaný špičky vlákien, ktorá v tomto prípade musí zostať voľný. Podpis predstavujú na konci postupu, pri zaschnutí lepidla. To sa vykonáva, aby sa zabránilo šíreniu. Tlač (ak existuje) pripevnenie dielu k plechovej časti na samotnom obale.

A až potom, čo dohoda šil, číslované, utesnených podpísaná a uzavretá, môže byť zaslaná do archívu.

Pitie nápisom poistenia musí byť vážne a pozorný. Bola to ona, - doložené dôkazy imunity prípadu. V prípade porušenia jeho celistvosti alebo zdokumentovať zaujatosť nemôže byť prijaté kontrolné orgány, alebo snáď jeho výzvu súdu.

Čo a prečo šije

Je nutné všetky zošívané dokumenty, vzhľadom na podanie do archívu alebo v niektorom z kontrolných orgánov, na ktoré sa daňové úrady, penzijný fond a mnoho takých. Nemôžete vziať späť dokumenty lepené alebo zošité pomocou zošívačky. Ako už bolo uvedené, v prípade konania nesúladu to jednoducho nebude akceptovať.

Takéto postupy sú predmetom predovšetkým dokumenty patriace personál a účtovníctva. Tí, ktorí dokončili spracovanie neskoršieho roka budú uložené v archíve organizácie alebo podniku. Zvláštne archívne inštitúcia postúpi vec s predchádzajúcim právnym retenčného obdobia. Je to dané zákonom, v závislosti od typu dokumentu. Napríklad najmenej 75 rokov sú povinní zachovávať notárskych zápisníc, knihy a dokumenty z ekonomického dôvodu personálnych informácií.

Trvanlivosť konštrukčných výkresov sú oveľa menšie - iba 20 rokov. Fotodokumentácia vykonané postarať o 5 rokov. Archívne inštitúcie budú uložené v prípade verejných aj súkromných podnikov. Úlohou akýchkoľvek neštátnych aktérov - uzavrieť s Federálnej archívnej služby tejto zmluvy.

Treba mať na pamäti, že tento dokument právo firmware má iba jeden zamestnanec, ktorý má túto povinnosť vysvetlené v popise práce. V prípade nekvalitného zloženého dokumentu ponúka niektoré sankcie, a to najmä v prípade zmeny či nedostatok niektorých dôležitých stránok.

Vráťme sa k technologickej zakladače

Vyššie popísané metód zosieťovania sú vhodné ako pre zálohovanie a daňovej kontrole. Ale Podanie účtovných dokladov, skladovať dlhšiu dobu (nad 10 rokov) by mala byť obzvlášť silný - najčastejšie na 5 dier. Istoty je nápis na základe osobitného hodvábneho papiera, aby bolo jasne vidieť nálepka nachádza pod jednotkou a nie je pochýb o integritu dokumentu.

Ak sú splnené podmienky Úradu dierovanie konvenčné papierenské Ručné dierovače, potom, ak je to potrebné, vydať veľké objemy papierových dokumentov (napríklad v tlači) používajú profesionálne vybavenie v podobe vŕtacích strojov alebo záväzné stroja. Tieto mechanizmy majú závažné silu a môže byť buď ručný, sú vybavené elektrickým pohonom.

mechanizmus stroje

Základom týchto strojov a zariadení - klasický spôsob použitia pružín. Takéto viazanie kníh Stroj je vybavený zariadením pre perforáciu. Ďalšie mechanizmus dokumentu na ihle jar plastu, po ktorom sa hornej a dolnej časti jednotky pridanej kartón alebo plastové kryty.

Výhodou väzby stroj je možnosť lepenia veľmi rozsiahlych dokumentov. Hrúbka bloku môže byť až 500 strán. A tiež - schopnosť odstrániť alebo doplniť stránky a listy už viazané dokumentov. Nevýhody sú veľmi vážne, a zložitosť nie je príliš vysoká pevnosť.

V prípade, že knižnej väzby stroj pre podávanie dokumentov vybavený kovové pružiny, ktorý je nastavený na určitú kroku a dierovaných otvorov, v tomto poradí, k tomu, papierové bloky sa nosí na pružnej pružinovej ocele, ktorý sa potom zlisuje a zamknuté. Výhody zariadenia s kovovými pružinami - ďalšie reprezentatívne konečnej podobe a lepší spoľahlivosti v porovnaní s väzobnou plastových pružín. Ale zároveň pre vloženie alebo odstránenie listov bez poškodenia nemožné.

Okrem pružiny, sú zariadenia pracujúce na princípe väzby na plastový hrebeň, ktoré zuby krútiť. K dispozícii je tiež viazať na špirále, poznáme na stolný kalendár, notebookov a diárov. Po dierovanie otvorov v nich navinuté špirály (3-4 otáča ručne, druhý sa automaticky).

Pokrok nie je v pokoji

Čo je tepelná väzba? Jedná sa o moderné stroj pre podávanie dokumentov, ktoré môžu byť rýchlo a ich neoddeliteľné spojenie. S termoperepletnyh stroj môže splniť veľké množstvo materiálov, ako aj zostaviť jednotlivé kópie. Tento variant je vhodná najmä zaslanie správy, zmluvy a propagačné materiály.

Pracovný stroj tohto typu pomocou záväzných termokoreshkov a termooblozhek majú rôzne farby a veľkosti. V závislosti na počte listov vybraných termooblozhka prípade, že určitú hrúbku, potom všetky spoločne umiestnené do zariadenia. Vnútorná strana krytu koncového páperie vrstvy polymérneho lepidla. Stroj je vybavený vykurovacím prvkom, o ktorý sa polymér taví a všetky dosky sú utesnené v horúcom vrstve.